Uluslararası STK’lar ve Derneklerde Ayni ve Nakdi Yardımın Belgelendirilmesi

COVID – 19 salgını nedeniyle, Türkiye’de kayıtlı faaliyetleri bulunan birçok uluslararası ve yerel sivil toplum kuruluşunun nakit ve ayni destek faaliyetlerine ağırlık verildiğini görüyoruz.

Sivil toplum kuruluşları, tüzüklerinde bulunan amaç ve faaliyet konuları ile uyumlu olduğu sürece, ayni ve nakdi yardım yapmaları mümkündür. Ancak, her türlü faaliyette olduğu gibi bu faaliyetlerin de doğru bir şekilde belgelendirilmesi gerekir. Ayni ve nakdi yardımda belgelendirme hususu, Dernekler Kanunu’na tabi olan uluslararası sivil toplum kuruluşları ve dernekler bağlamında aşağıda incelenmiştir.

Yönetim Kurulu Kararı

Yönetim kurulu kararları, dernek için faaliyet gösteren kişilerin cezai ve mali sorumluluklarının önlenmesi yönünde önemli bir rol oynayabilir. Bu nedenle, nakdi veya ayni yardım faaliyetleri gerçekleştirilmeden önce, ne miktarda yardım yapılacağı, yardımın kimlere yapılacağı ve hangi süre zarfında yapılmasının planlandığına ilişkin bir yönetim kurulu kararı alınması önemle tavsiye olunur.

Yardımlar Karşılığında Oluşturulması Gereken Belgeler

Bir kuruluşun yaptığı nakdi ve ayni yardımlar için oluşturması gereken belgeler, yardımın türü ile yapılacağı kişi ve kuruluşun niteliğine göre belirlenir.

Nakdi Yardımlar

Bir kuruluş tarafından:
· bir derneğe nakdi yardım yapılması durumunda, bağışı kabul eden dernek tarafından Dernekler Yönetmeliği’ndeki düzenlemelere uygun bir şekilde oluşturulmuş Alındı Belgesi ve / veya banka transfer dekontu;
· Şahıs veya dernekler hariç başkaca kurumlara yapılması durumunda, bağışı gerçekleştiren kuruluş tarafından, bağış tutarına denk gelen gider makbuzu;
oluşturulması gerekir.
 

Bu noktada, gider pusulası ve gider makbuzunun, bazen aynı zannedilerek karıştırılan belgeler olsa da kullanım amaçlarının oldukça farklı olduğu unutulmamalıdır. Kuruluşlar özellikle bu belgeleri karıştırmamak konusunda dikkatli olmalıdır.
 

Ayni Yardımlar
 

Bir kuruluş tarafından:
· Başka bir derneğe ayni bağış yapılması durumunda, bağışı kabul eden dernek tarafından, bedelsiz mal veya hizmet teslimlerini belgeleyen Ayni Bağış Alındı Belgesi;
· Şahıs veya dernekler dahil başkaca kurumlara ayni bağış yapılması durumunda, bağışı gerçekleştiren dernek tarafından, yardım içeriğini gösteren Ayni Yardım Teslim Belgesi;
oluşturulması gerekir.
 

SONUÇ

Dernekler, ayni ve nakdi yardımlarını gerçekleştirirken mutlaka yönetim kurulu kararı almalıdırlar. Ayni ve nakdi yardımda bulunan dernekler, yönetim kurulu kararına ek olarak, yukarıdaki belgeleri düzenlemelidir. Ayni ve nakdi yardımlar ile ilgili belgelerin doğru ve güncel şekilde düzenlenmesi, idari işlemlerin ve kayıtların hukuka uygun şekilde tutulaması için elzemdir.