Derneklerin Denetime Hazırlık Yapması

Denetimler için en iyi hazırlık, kuruluşların günlük yönetimlerini hukuka uygun şekilde gerçekleştirmeleri ile olacaktır. Buna ek olarak, denetime tabi olacağı kendilerine bildirilen derneklerin, uluslararası sivil toplum kuruluşlarının temsilciliklerinin, doğrudan faaliyet ofisleri ile şubelerin, denetimin sağlıklı bir şekilde tamamlanması için hazırlık yapmaları mümkündür.

İç Denetim Yapılması

Türkiye’de kurulmuş dernekler açısından dernek denetim kurulu asli organlardan biridir. Dernek denetim kurulunun ana faaliyeti herhangi bir dış denetim söz konusu olmasa dahi dernek faaliyetlerinin denetlenmesidir. Uluslararası sivil toplum kuruluşlarının temsilciliklerinin, doğrudan faaliyet ofisleri ile şubelerinin ise zorunlu olarak denetim kurulu bulunmamaktadır. Bu kuruluşlar bakımından ise denetim kurulu asli organ olmasa dahi gerek çalışanların görevlendirilmesi gerekse hukuki ve mali danışmanlardan alınan destek ile iç denetim yapılması mümkündür.

İç denetiminin kapsamına Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü tarafından yapılacak denetimde hazır bulundurulması gereken her şey dahil olabilecektir. Dolayısıyla yalnızca dernekler mevzuatı değil, iş hukuku, vergi hukuku, muhasebe prosedürlerinin de denetim kapsamına alınması daha verimli bir sonuç elde edilmesini sağlayacaktır. İşlevsel bir şekilde iç denetim faaliyetlerinin yılda en az 2 kez yapılması herhangi bir dış denetim öncesi hazırlık yapılması bakımından oldukça büyük önem arz etmektedir.

Dernek Defterlerinin Hazırlanması

Denetim sırasında, kuruluşların tutması zorunlu olan defterlerin incelenmesi kaçınılmazdır. Bu defterler; karar defteri, evrak defteri ve üye kayıt defteridir. Bunlarla birlikte işletme hesabına göre defter tutan kuruluşların işletme defteri, bilanço hesabına göre defter tutan kuruluşların ise yevmiye defteri ve defteri kebir tutmaları zorunludur.

Tutulması zorunlu defterlerin:

• usulüne uygun tutulmaması; veya
• denetçiler tarafından talep edildiğinde sağlanamaması

3 aya kadar hapis veya adli para cezası ile cezalandırılabilmektedir. Denetçiler, bu durumları doğrudan Cumhuriyet Savcılığına bildirmek ile yükümlüdür. Bu nedenle doğru tutulmuş defterlerin denetim sırasında hazır bulundurulması oldukça önemlidir.

Dernek Defterlerinde Eksiklerin Tamamlanması

Dernek defterlerinin düzenli bir şekilde tutulması önemlidir. Ancak bazen karar defterinde noter tasdiki alınmamış bir karar, dönemsel olarak alınan ancak henüz sırası gelmemiş mali kalemler gibi bazı eksiklikler olabilir. Buna ek olarak, dernek üye defteri, evrak kayıt defteri gibi zaman zaman ihmal edilen defterler de bulunabilir. Defterlerde herhangi bir tahrifat yapmaksızın giderilebilecek tüm eksiklikler giderilebilir.

Önceki Denetim Raporlarına Bakılması

Denetçiler, önceki denetimlerde verilen uyarı ve tavsiyelerin yerine getirilip getirilmediğini kontrol edeceklerdir. Bu nedenle, kuruluşun daha önce bir denetim geçirmiş olması halinde, denetim sonrasında Sivil Toplumla İlişkiler Başkanlığı tarafından gönderilen denetim raporunun incelenmesi faydalı olacaktır. Denetim raporunda yapılan uyarı ve tavsiyeler üzerine eksikliklerin giderilmesi, sonraki muhtemel denetimlere hazırlanılması açısından oldukça önemli olacaktır.

Kuruluşun Temsil Edilmesi

Denetim sırasında, dernek yönetim kurulu üyeleri ile temsilcilik, doğrudan faaliyet veya şube temsilcileri veya bunlar tarafından açıkça yetkilendirilmiş kişilerin denetimde hazır olacakları genel olarak kabul görmektedir. Bu nedenle ilgili kişilerin, denetim günü ve saatinde, yetkili olduklarını gösteren evraklar ile beraber hazır bulunmaları gerekmektedir.

Buna ek olarak, denetçilerin soracakları soruları doğru ve hızlı bir şekilde cevaplandırmak için, finans veya operasyon yöneticileri gibi, derneğin faaliyetleri ve evrak düzeni ile ilgili bilgi sahibi kişilerin de denetim sırasında hazır bulunmaları tavsiye edilmektedir.

Sonuç

Denetimin hızlı ve denetlenen kuruluş açısından etkili bir şekilde sonuçlanması için denetim öncesi hazırlık yapılması önemlidir. Kuruluşların farklılıkları dikkate alınarak yapılacak hazırlığın da farklılaştırılması ve detaylandırılması gerekir. Bu tür çalışmaların mali ve hukuki danışmanların katılımı ile yapılması, çalışmalardan alınan verimi önemli ölçüde arttıracağını değerlendiriyoruz.